اگر هر روز با دهها ایمیل کاری، تبلیغاتی یا شخصی سروکار دارید، لازم نیست هر بار صندوق ورودی Gmail را دستی مرتب کنید. با ترکیب دو قابلیت Label و Filter میتوانید کاری کنید که ایمیلهای مشخص، بهصورت خودکار دستهبندی، آرشیو یا حتی حذف شوند.
برچسبها در Gmail مثل پوشههای سنتی نیستند؛ یک ایمیل میتواند همزمان چند برچسب داشته باشد و حذف یک برچسب نیز خود پیام را حذف نمیکند. به همین دلیل میتوانید مثلاً برای ایمیلهای کاری، خریدهای اینترنتی یا پیامهای یک شرکت خاص، برچسب جداگانه بسازید.
برای شروع، در نوار جستوجوی Gmail روی گزینه Show search options بزنید و معیار موردنظر را وارد کنید؛ مثلاً آدرس یک فرستنده، کلمهای در عنوان یا متن ایمیل یا حتی وجود فایل پیوست. ابتدا نتایج را بررسی کنید تا مطمئن شوید فیلتر دقیقاً همان پیامهایی را پیدا میکند که میخواهید.
بعد از انتخاب Create filter میتوانید تعیین کنید Gmail با این پیامها چه کار کند؛ از جمله اعمال برچسب، آرشیو کردن، حذف، ستارهدار کردن یا علامتگذاری بهعنوان مهم. حتی میتوان فیلتر را روی ایمیلهای قدیمیِ مطابق با معیار نیز اعمال کرد.
یکی از کاربردیترین گزینهها Skip the Inbox است. با فعال کردن آن، ایمیلهای مطابق فیلتر دیگر در صندوق ورودی نمایش داده نمیشوند و مستقیماً آرشیو خواهند شد؛ در نتیجه Inbox شما خلوتتر میماند، اما پیامها همچنان قابل دسترسی هستند.
برای مثال، میتوانید تمام ایمیلهای یک فروشگاه اینترنتی را با یک فیلتر زیر برچسب «خریدها» قرار دهید یا پیامهای کاری را با برچسب «کار» مشخص کنید. از این به بعد Gmail این کار را بهصورت خودکار انجام میدهد و دیگر لازم نیست برای هر پیام بهصورت دستی تصمیم بگیرید.
